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这些秘密告诉你为什么外交部把上海当作外事接待首选城市?

2018-12-5 07:36:32 来源:上观新闻  作者:郑一帆  选稿:费一妍

  原标题:这些不为人知的秘密告诉你,为什么外交部会把上海当作外事接待的首选城市?

  编者按:每年上海要召开众多国际性会议。在这背后总有一群幕后人员:平时,我们在镜头中几乎找不到他们,但一旦出现状况就会马上到位。今天,一位上海外事干部告诉我们一些不为人知的背后故事。

  7月23日到24日,第五届中非民间论坛在成都召开。刚果(布)总理克莱芒·穆安巴应邀出席论坛,并受到国家副主席王岐山的接见。在成都出席完论坛后,穆安巴率团访问上海,上海市外办承担起接待穆安巴一行访沪的任务。

  魔鬼藏在细节中

  虽说“外事无小事”,但外事工作中的接待却常常被低估。

  首先,接待要明确访问性质,是国事访问还是参会顺访?这直接关系到迎送领导的规格,以及机场、驻地和主车是否挂旗等。其次,要研判代表团人员构成、礼宾顺序,确认出席正式活动的人员范围。如有记者随团,还要为进入活动现场的外国记者提供服务,并协助记者办理器材的出入境手续等。

  市领导会见作为外宾访沪行程的重中之重。要按照工作程序认真准备接待参考材料,包括主宾简历、此次访华目的、所在国国情、友好城市交流情况及涉沪经贸数据等。市领导可以据此更有针对性地开展工作。

  会见宴请的场地也须尽早落实,安排好桌次和席位,打印并摆放会见、宴请席卡,并配备好翻译。同时根据中央八项规定精神,严格控制餐标以及中外方列席人员比例。

  宴会的菜单也须提前审核,明确外宾饮食有何禁忌,是否清真,是一般清真还是严格清真。印度客人不吃牛肉。接待某些穆斯林国家的外宾时,要避免安排女性服务员。这些都早已内化成我们安排宴会工作时的自然反应了。

  礼品的选择则既要体现中国元素,又要兼顾上海特色,赠送该礼品是何寓意要讲得清楚。礼品是当面互赠还是礼宾渠道交换,也要和外方提前通气。

  值得一提的是,很多信息都是动态的,是牵一发而动全身的。比如人员信息的一个变动,就带来了礼宾顺序、出席人员名单、宴会席卡等一系列的调整。这就要求我们做个有心人,利用好便签纸这个工具,防止遗漏重要信息。并时时提醒自己,第一时间打好补丁。

  与此同时,其余各项准备工作也在有条不紊地展开。我们与机场、航班公司保持着紧密的沟通,落实好机坪停机位,铺设红毯等事宜。在确认主宾夫妇对鲜花不过敏后,我们安排市少年宫的两位小朋友参加在机坪举行的欢迎仪式并献花。

  在与上级部门的反复沟通确认下,我们商定好所需车辆车型和数量,编排好代表团车序表。并且,还给团长夫人的分路活动预留好车辆,并配备好了工作人员,以备不时之需。

  因为该团是总统总理级,任务投入警力多、涉及面广,故而在设计行程方案时我们慎之又慎。路线上、时间上尽可能地做到合情合理,以免给市内交通造成压力。我们也反复计算每段车程所需时间,给交警预留出充分的保障时间。

  刚果(布)是法语国家。在落实各项接待准备的基础上,我们编制了中、法文的小册子,分发给工作人员和代表团成员。

  经过紧锣密鼓的筹备,前期准备工作已经全面就绪。7月24日晚,穆安巴一行如期抵沪,随行人员包含其夫人、经济特区部长、驻华大使以及总理府幕僚,还有警卫及随团记者等。

  将主动权牢牢地掌握自己手中

  7月25日,浦东电视台报道了一则快讯:刚果(布)总理穆安巴参观了位于浦东新区的国家农业产业化重点龙头企业上海某绿色食品有限公司。虽然这家以豆制品起家的企业在长三角地区颇具知名度,但考虑到非洲人不吃豆制品,所以一开始其实是被排除在方案以外的。

  此前,接上级部门通知,穆安巴希望在访沪期间考察一家农产品加工企业,并明确表示这是其访华行程的重头戏,望上海方面予以落实。这一环节原定安排在成都,但由于论坛期间日程紧张的关系临时调整到上海。

  在市农委的帮助下,我们遴选了几家农企和农产品市场,但均因与外方要求相差甚远而被否决。毕竟,上海GDP中农业比重只占0.4%,农业资源并不丰富。

  光明集团也曾推荐了位于金山区的一家企业,其在埃及等国开展节水灌溉业务,可致力解决在非洲较为突出的干旱问题。正当我们满心欢喜地以为找到合适对象的时候,北京的同志告诉我们,刚果(布)水资源非常丰富。我的心情瞬间跌到了谷底。

  安排活动一定要有针对性,总不能为了参观而参观吧?这块工作一时间陷入停滞状态。但距离代表团抵沪访问的日期越来越近,我们决定不管怎么样,先去踩踩点,看起来再说。

  实地考察比较了几家单位后,我们发现某绿色食品有限公司的条件还是不错的。虽然缺乏大型活动的接待经验,但其产品展示厅、豆文化蜡像馆还是有诸多亮点,值得一看。而且,除了一期工厂生产各式豆腐以及豆制品外,二期厂房的米面制品流水线还配备了参观长廊,可供来访者参观面条、包子、混沌和面包等冷冻速食品的生产、贮存和包装全过程。那我们的方案,不就可以完美地避开豆制品,从而选取展示厅、蜡像馆加上二期的米面流水线吗?

  但是,我们也发现了不少问题。一是该公司位于原南汇远郊,从高速出口到厂区大门前有一段路,沿途某些路段有碍观瞻;二是该企业由于因为三期厂房正在施工等原因,在厂区内堆积了大量管道,建筑垃圾等。

  经过各方协调,在浦东公安分局协助下设计了一条路线,带领车队经由一系列无名小道的绕行,不但没有影响公共交通,还避开一段杂乱的区域。与此同时,公司方面也高度重视,在较短的时间内做了大扫除,并且在当天将原定的下班时间往后做了调整。

  原则性与灵活性相互融合的艺术

  7月25日晚,在东方明珠底层大厅,长长的车队已经排好就绪,沿路交通和安全保障也均已到位。

  这个时候,像历次来访的国家元首和政府首脑一样,穆安巴被安排在结束东方明珠的参观行程后签名留言,而大多数领导人也都会礼节性地在留言本上写上一两句祝福、鼓励的话,然后迅速离开。

  可是,这次不一样。只见他在留言本上挥笔疾书,写了足足15分钟,满满两页纸,以至于我们都戏称他在东方明珠完成了一篇即兴作文。

  是何事让穆安巴如此专注呢?

  原来,按照惯例,像这样级别的团组原则上不安排在驻地以外用餐。特别是东方明珠于267米的旋转餐厅,采用的是自助餐的形式,食品卫生安全保障管控起来难度较大。但外方对在东方明珠用晚餐表达了强烈的愿望,希望上海方面能够尽量予以满足。

  旋转餐厅的透明包厢,最多容纳10人。那我们就设想,能不能将代表团级别较高的成员安排入坐该区域,菜品菜式跟外面的自助餐区分开来,由浦东市场监管局的同志来监督保障该区域的食品卫生安全。其余成员和社会人员一道用自助餐。

  这是一个折中的方案,既减小了安全保障、食品卫生保障的难度,又可以让外方得偿所愿。7月26日晚,在应勇市长的接见过程中,穆安巴再次提及“在东方明珠参观并用餐是其一生难忘的经历。”

  接待工作是做人的工作。就是像这样的一桩桩小事,让双方无形中拉近了距离。但是,我们也并非毫无原则,一味迎合,而是在尽可能地尊重外方需求的前提下,以我为主地做好各方面的安排。对那些随意性强,临时更改行程等不合理请求,我们就据理力争,坚决予以婉拒。

  服务国家外交是上海的光荣

  7月26日晚,东方卫视播送了一则新闻:“上海市市长应勇今天下午会见了刚果(布)总理穆安巴一行,代表上海市政府和上海人民对总理阁下访沪表示热烈欢迎。”

  新闻播出的时候,我们的车队正疾驰在赶往浦东机场的路上。穆安巴一行顺利完成访华所有行程,将乘法航航班经由巴黎回国。登机前,我们将摄影师傅加班加点赶制出来的影集赠予外宾,穆安巴大为感动。任务结束后,中央有关部门向我们发来了感谢信,对我们的各项工作给予了充分肯定和高度评价。

  曾经有则标语:“接待就是生产力”。这句话既错也不错。老百姓反感的是“三公”消费,特别是以考察为名义吃喝玩乐。但如果把这句话和我们的外事接待工作联系起来,这的的确确就是一句大实话。

  上海作为国际化大都市,也是改革开放的窗口,城市精细化管理的样本,长期以来都是外交部、中联部、全国友协等国家部委安排高访团组、政党代表团和考察团的首选城市之一。相应地,每年上海市外办也承担着繁重且高规格的外国政要接待任务。

  如果我们的工作对象,是那些国家对华政策有影响力的政治人物,那么,我们的工作就势必同服务国家总体外交、党的对外关系的发展、为我国创造更有利的外部发展环境等密切相关。

  客观来说,本次团组的接待从政治性、敏感性和特殊性并不是最有难度的。事实上,上海市外办活跃着一支队伍,他们不但接受过2001年APEC会议、2010年世博会、2014年亚信峰会以及今年首届进博会等大型活动的洗礼,而且还成功经历了接待朝鲜前最高领导人、俄罗斯总统普京,以及几任美国总统等一系列任务的考验,多年来为服务国家总体外交作出了积极贡献。

  罗马不是一天建成的。每次的接待任务,总能留下一些经验教训。这就要求我们做好总结,积累案例,不断练好“内功”,继续以工匠精神,从普普通通的小任务做起,兢兢业业地对待每一个环节,为接迎接更大的挑战打基础、做准备。

  (作者单位:上海市人民政府外事办公室,图片由作者提供。)

 

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